Срок хранения персональных данных работника после увольнения

Сегодня мы ответим на вопросы по теме: "Срок хранения персональных данных работника после увольнения" с профессиональной точки зрения с комментариями и выводами. Просьба все вопросы задавать дежурному специалисту.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

1. Федеральный закон «О персональных данных» устанавливает требование, которому должно соответствовать хранение персональных данных, а именно: хранение необходимо осуществлять в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5).

В случае если оператор на основании договора поручает обработку персональных данных другому лицу, существенным условием договора является обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке (ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»).

2. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37*(116), в разделе «Должностные обязанности» квалификационных характеристик ряда должностей руководителей и специалистов, предусмотрено выполнение трудовых обязанностей на основе персональных данных работников или с их использованием.

К этим должностям относятся:

— главный специалист по защите информации (руководит выполнением работ по комплексной защите информации; участвует в работе по созданию безопасных информационных технологий, отвечающих требованиям комплексной защиты информации; выполняет весь комплекс работ, связанных с контролем и защитой информации; обеспечивает контроль за соблюдением действующего законодательства при решении вопросов, касающихся защиты информации; координирует деятельность подразделений и специалистов по защите информации в организации);

— заместитель директора по управлению персоналом (организует управление формированием, использованием и развитием персонала организации; возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений; организует разработку и реализацию комплекса планов и программ по работе с персоналом с целью привлечения и закрепления на предприятии работников требуемых специальностей и квалификации; проводит работу по формированию и подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности и т.д.);

— менеджер по персоналу (определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников; организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры; организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста; принимает участие в разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию);

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

— начальник отдела кадров (возглавляет работу по комплектованию организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении; принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия; осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств; осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения работников; организует проведение аттестации работников, ее информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации; осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам; проводит работу по созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному предоставлению необходимой информации пользователям и т.д.), а также главный бухгалтер, начальник отдела по подготовке кадров и др.

Среди должностей специалистов назовем бухгалтера, документоведа, инженера по защите информации, инженера по подготовке кадров, инженера по кадрам, инспектора по кадрам, специалиста по защите информации, специалиста по кадрам, техника по защите информации, экономиста по труду и др.

Должностные обязанности ряда технических исполнителей фактически предусматривают (в определенных случаях) работу с персональными данными работников. Например, в должностных обязанностях секретаря руководителя предусмотрено принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

Включение функций, связанных с персональными данными, в должностные обязанности работников определяет соответствующее право работодателя, разрабатывая на их основе должностные инструкции, локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение о персонале и др.), а также трудовые договоры, предусмотреть положения о порядке защиты персональных данных работников организации. В частности, он устанавливает круг лиц, имеющих право на получение персональных данных работников, основания их получения, условия, обеспечивающие сохранность передаваемых данных, сроки пользования этой информацией.

3. На работодателя возлагается обязанность обеспечить хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в организации, к которой относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (см. п. 8 комментария ст. 85).

4. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении, в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей). Согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденному Главархивом СССР 15 августа 1988 г., не востребованные трудовые книжки хранятся не менее 50 лет*(117).

5. В распоряжении Правительства РФ от 21 марта 1994 г. N 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»*(118) учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендовано включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

6. Статьей 8 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлено, что срок хранения органами Пенсионного фонда РФ сведений, составляющих содержание общей части индивидуального лицевого счета застрахованного лица, представленных в виде документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд РФ работодателями для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, составляет не менее шести лет.

Читайте так же:  Оплачивает ли работодатель санитарную книжку

Срок хранения в вышеуказанных формах документов, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, по истечении установленного срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица (работника) со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.

7. Порядок хранения персональных данных, личных дел гражданских служащих установлен Федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации», Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

8. Трудовым кодексом также установлено, что второй экземпляр акта о несчастном случае на производстве, акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с копиями материалов расследования хранится в течение 45 лет работодателем (его представителем), у которого произошел данный несчастный случай (ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1).

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в центре государственного санитарно-эпидемиологического надзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания. Если организация ликвидируется, акт передают для хранения в центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора (п. 33 Положения о расследовании и учете профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 декабря 2000 г. N 967*(119)).

9. Наличие трудовых отношений требует от работодателя (организации, индивидуального предпринимателя) обеспечения сохранности персональных данных работника, предоставляемых им как при заключении трудового договора, так и в процессе трудовой деятельности. Это определяет необходимость разработки и принятия локального нормативного акта. Работодатель принимает такой акт без учета мнения представительного органа работников.

Локальный нормативный акт, посвященный защите персональных данных работников в организации, разрабатывается работодателем на основе положений законодательства с учетом специфики деятельности организации.

В локальном нормативном акте о защите персональных данных работников организации закрепляются положения:

— о персональных данных работников, необходимых работодателю в связи с трудовыми отношениями;

— о круге должностных лиц, имеющих право получить у работника информацию, относящуюся к его персональным данным;

— о хранении персональных данных на бумажных и электронных носителях в предназначенном для этого помещении;

— об основных условиях проведения обработки персональных данных работников;

— о круге должностных лиц, имеющих право на доступ к персональным данным, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей, порядок их предоставления;

— о должностном лице, ответственном за организацию и хранение персональных данных работников;

— о должностном лице, осуществляющем контроль за хранением персональных данных работников;

— о передаче персональных данных работников;

— о правах работника, обеспечивающих защиту персональных данных, хранящихся у работодателя;

— об обязанностях работника в целях обеспечения достоверности его персональных данных;

— об ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников, и др.

Источник: http://base.garant.ru/59604336/79e0d49c57eaf00b360953ced8a4e94f/

Срок хранения персональных данных работника после увольнения

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта, ИНН, СНИЛС, диплом и прочее), или они могут храниться вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие на обработку персональных данных, которое не отозвано)? Обязан ли работодатель выдать копии этих документов по заявлению работника и в какой срок?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

19 января 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter


Источник: http://www.garant.ru/consult/work_law/1090274/

Срок хранения персональных данных

Одним из основных принципов работы с данными является требование соблюдать срок хранения персональных данных. Причем Закон о персональных данных не содержит конкретных сроков. Что остается делать оператору? А тем более оператору-работодателю? Об этом расскажем ниже. А общие требования к хранению персональных данных и мероприятий по защите таких данных размещены в отдельных публикациях.

Максимальный срок хранения персональных данных

Существенное условие согласия на обработку персональных данных – срок, на который оно дается. Получается, что по истечении этого срока данные должны либо уничтожаться, либо подлежат обезличиванию, блокировке. При этом субъект данных может направить отзыв согласия на обработку персональных данных. И таким образом, срок хранения автоматически сократится.

Согласно части 7 статьи 5 Закона о персональных данных срок хранения данных определяет:

  • достижение цели обработки персональных данных
  • утрата необходимости в достижении цели обработки
  • истечение срока хранения, который установлен договором
  • срок хранения данных, установленных федеральным законом

В России действует Закон об архивном деле. В развитие его положений Министерство культуры утвердило перечень типовых архивных документов со сроками хранения (приказ от 25.08.2010 г. № 558). Эти нормативные акты определяют срок хранения некоторых персональных данных. Точнее, их материальных носителей.

Почему иногда разумно принимать меры по обезличиванию, а не уничтожению данных? Есть сроки исковой давности. И в случае необходимости обращения в суд персональные данные могут пригодиться. А если их хранить без обезличивания, возможно наступление ответственности.

Срок хранения личных дел работодателем

Организация заводит на каждого работника по трудовому договору личную карточку и личное дело. Личная карточка – обязательный документ. Дело же работодатель заводит по собственному желанию (кроме гос.органов и учреждений). В то же время личное дело – более информативно. Ведь здесь работодатель хранит копии документов – паспорта РФ, приказа о приеме на работу, трудовой договор и т.п.

Читайте так же:  Проверенные частные займы без предоплаты

Сразу после увольнения работника работодатель должен изъять из личного дела копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и всех иных, которые содержат персональные данные. Однако в силу ст. 17 и 22.1 Закона об архивном деле работодатель обязан хранить документы, подтверждающие факт работы, документы о заработной плате, об отчислениях в ПФР и т.п. Хранит организация и невостребованные документы. И только спустя 75 лет их считают невостребованными.

Как избежать возможных штрафов за хранение персональных данных работника после его увольнения? Мы рекомендуем прописать сроки хранения в Положении о персональных данных организации, а также от каждого работника получать согласие на обработку данных.

Источник: http://iskiplus.ru/srok-xraneniya-personalnyx-dannyx/

Особенности регулирования персональных данных работников после увольнения

Согласно пункту 7 статьи 5 152 ФЗ хранение персональных данных должно осуществляться не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом. В отношении сроков хранения документов, содержащих персональные данные работников, в настоящее время действует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — 125-ФЗ), в частности статья 22.1., устанавливающая сроки временного хранения документов по личному составу в организациях, а также Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень типовых управленческих архивных документов).

В соответствии со статьей 22.1 125-ФЗ все архивные документы по личному составу делятся на две группы: созданные до и после 2003 года. Так, документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет со дня создания, а документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет со дня создания, причем в обоих случаях после истечения указанного срока хранения для документов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, проводится обязательная экспертиза ценности документов.

Перечень типовых управленческих архивных документов содержит несколько разделов, включающих перечни документов с персональными данными работников: документы по организации труда, нормированию, тарификации, оплате труда, и документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении. Большинство документов согласно рассматриваемому Перечню хранятся 75 лет или постоянно (до момента ликвидации организации). К ним, например, относятся трудовые договоры, личные карточки, документы о субъекте персональных данных (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления). По нашему мнению столь долгосрочное хранение обусловлено возможной необходимостью истребования в дальнейшем сведений, например, для подтверждения страхового стажа при оформлении досрочной пенсии по старости.

Привлекает внимание тот факт, что в ряде нормативных правовых актов, в том числе в упомянутом Перечне, сроки хранения некоторых документов по личному составу, в которых содержатся персональные данные работников, отличаются от установленных в статье 22.1 125-ФЗ. Представляется, что в скором времени данные акты будут приведены в соответствие с 125-ФЗ.

В обязанности работодателя при ликвидации входит передача образовавшихся в процессе его деятельности документов по личному составу, сроки временного хранения которых не истекли, на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора. Соответственно, перед передачей в такой архив работодатель должен организовать упорядочение архивных документов.

Кроме этого, согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 24 Налогового кодекса РФ установлена обязанность в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога. Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее 5 лет. Таким образом, помимо документов по организации труда, его оплате и документов о работе с кадрами работодатель хранит и другие документы, содержащие персональные данные работников.

Работодатель обязан обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов. Для выполнения такой обязанности нужно руководствоваться «Основными Правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, которые среди прочего устанавливающие требования к зданиям и помещениям архива, а также режимы хранения документов.

Руководствуясь положением пункта 2 части первой статьи 6 152-ФЗ, а также учитывая Разъяснения Роскомнадзора, согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях получать не требуется. Как следует из пункта 2 части второй статьи 1 152-ФЗ, действие Закона о персональных данных не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, и, соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, установленных законодательством о защите персональных данных.

По истечению сроков хранения документов, содержащих личные сведения работников, а также в случаях достижения целей обработки, утраты необходимости в достижении этих целей, отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если выявлены неполных или неточных данные, обрабатываемая информация подлежит уничтожению либо обезличиванию.

Согласно пункту 8 статьи 3 152-ФЗ уничтожение персональных данных — это действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе и (или) уничтожение материальных носителей персональных данных.

Следовательно можно выделить два вида уничтожения персональных данных:

  • · физическое уничтожение материального носителя;
  • · уничтожение информации с материального носителя.
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Способ уничтожения материального носителя зависит от его материала. Например, бумажный носитель уничтожается через шредирование (измельчение и гидрообработка) и через термическую обработку (сжигание), а электронный носитель путем механического разрушения дисков, химического травления в агрессивных средах и обжига или переплавки.

Для уничтожения информации с носителя существует большое количество как программной, так и программно-аппаратной реализации. Конкретный способ уничтожения персональных данных работника определяется в локально-нормативном акте работодателя.

Независимо от того, какой вид уничтожения персональных данных выберет работодатель, он обязан документально зафиксировать это действие. Порядок такой документальной фиксации определяется работодателем самостоятельно. На практике наиболее распространенным способом является оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных либо регистрация факта уничтожения персональных данных в специальном журнале. Типовая форма акта и журнала утверждаются работодателем. Уничтожение персональных данных работников осуществляется комиссией, созданной на основании приказа.

Обезличиванием персональных данных в соответствии с пунктом 9 статьи 3 152-ФЗ являются действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту. В рассматриваемом определении Закон о персональных данных не уточняет, каким должен быть объем этой дополнительной информации. Однако, очевидно, что такая дополнительная информация не должна относиться к данным открытого доступа.

Отличительной особенностью обезличивания от уничтожения персональных данных является то, что обезличивание персональных данных работников обеспечивает не только защиту от несанкционированного использования, но и возможность их обработки.

Читайте так же:  Арест имущества в каких случаях

Существует несколько методов обезличивания персональных данных, работодатель праве выбрать любой из них или использовать сразу несколько, исходя из поставленных задач обработки полученной информации. При выборе метода обезличивания персональных данных работника работодатель может руководствоваться Приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 N 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных».

Подводя итоги рассмотренных ситуаций обработки персональных данных при приеме на работу, в процессе трудовой деятельности и после увольнения работника, представляется возможным отметить следующее:

Наиболее проблемным моментом, на наш взгляд, в регулировании защиты персональных данных в процессе трудовых отношений является отсутствие единообразного толкования термина биометрические данные, в частности, отнесение к ним фото- и видеоизображений работников, а соответственно, и понимания, какие данные о человеке могут являться биометрией.

На данный момент в отношении идентификации фотоизображения как биометрических данных действует единственный документ, регулирующий удостоверение личности гражданина, осуществляющего выезд и въезд на территорию РФ. Очевидно, что применять его в трудовых отношениях не представляется возможным. Кроме того, разъяснения об отнесении фото- и видеоизображений к биометрическим данным дает проверяющий орган, в полномочия которого не входит толкование законодательства, и, соответственно, такие разъяснения носят рекомендательный характер.

На практике обозначенная проблема приводит к разночтениям законодательства, в том числе со стороны Регулятора, и, как следствие, к дополнительным штрафным санкциям в отношении работодателя, принявшего «не ту сторону» толкования. На основании чего считаем отсутствие четкой позиции отнесения фото- и видеоизображений пробелом в современном законодательстве, который следует урегулировать.

Другим проблемным моментом законодательства в области защиты персональных данных работника является отсутствие регулирования проверок на полиграфе несмотря на то, что в настоящее время РФ входит в число пяти ведущих государств мира по объемам прикладного применения полиграфа в правоохранительных целях, а коммерческое применение полиграфа осуществляется более чем в двадцати городах России.

Как было отмечено выше, судебная практика по данному вопросу выявляет незаконные наложения дисциплинарных взысканий, увольнения, и принуждения к расторжению трудового договора в последствие использования тестирования на детекторе лжи. Причем международные стандарты труда, как и национальное законодательство большинства европейских стран, содержат нормы о запрете проверок или их строгое ограничения в государственной и коммерческой сферах.

По нашему мнению, отсутствие регулирования исследований на полиграфе на территории РФ затрудняет и сдерживает применение опросов в правоохранительных целях, а также создает условия для злоупотребления. Так, например, создание единой системы подготовки и аттестации полиграфологов, будут способствовать отмене дискредитации метода и защите прав субъектов при использовании результатов опросов.

Источник: http://studwood.ru/897218/pravo/osobennosti_regulirovaniya_personalnyh_dannyh_rabotnikov_uvolneniya

Особенности регулирования персональных данных работников после увольнения

Согласно пункту 7 статьи 5 152 ФЗ хранение персональных данных должно осуществляться не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом. В отношении сроков хранения документов, содержащих персональные данные работников, в настоящее время действует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — 125-ФЗ), в частности статья 22.1., устанавливающая сроки временного хранения документов по личному составу в организациях, а также Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень типовых управленческих архивных документов).

В соответствии со статьей 22.1 125-ФЗ все архивные документы по личному составу делятся на две группы: созданные до и после 2003 года. Так, документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет со дня создания, а документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет со дня создания, причем в обоих случаях после истечения указанного срока хранения для документов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, проводится обязательная экспертиза ценности документов.

Перечень типовых управленческих архивных документов содержит несколько разделов, включающих перечни документов с персональными данными работников: документы по организации труда, нормированию, тарификации, оплате труда, и документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении. Большинство документов согласно рассматриваемому Перечню хранятся 75 лет или постоянно (до момента ликвидации организации). К ним, например, относятся трудовые договоры, личные карточки, документы о субъекте персональных данных (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления). По нашему мнению столь долгосрочное хранение обусловлено возможной необходимостью истребования в дальнейшем сведений, например, для подтверждения страхового стажа при оформлении досрочной пенсии по старости.

Привлекает внимание тот факт, что в ряде нормативных правовых актов, в том числе в упомянутом Перечне, сроки хранения некоторых документов по личному составу, в которых содержатся персональные данные работников, отличаются от установленных в статье 22.1 125-ФЗ. Представляется, что в скором времени данные акты будут приведены в соответствие с 125-ФЗ.

В обязанности работодателя при ликвидации входит передача образовавшихся в процессе его деятельности документов по личному составу, сроки временного хранения которых не истекли, на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора. Соответственно, перед передачей в такой архив работодатель должен организовать упорядочение архивных документов.

Кроме этого, согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 24 Налогового кодекса РФ установлена обязанность в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога. Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее 5 лет. Таким образом, помимо документов по организации труда, его оплате и документов о работе с кадрами работодатель хранит и другие документы, содержащие персональные данные работников.

Работодатель обязан обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов. Для выполнения такой обязанности нужно руководствоваться «Основными Правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, которые среди прочего устанавливающие требования к зданиям и помещениям архива, а также режимы хранения документов.

Руководствуясь положением пункта 2 части первой статьи 6 152-ФЗ, а также учитывая Разъяснения Роскомнадзора Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. Указ.работа. URL: http://rkn.gov.ru/news/rsoc/news21529.htm (дата обращения: 23.04.2016), согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях получать не требуется. Как следует из пункта 2 части второй статьи 1 152-ФЗ, действие Закона о персональных данных не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, и, соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, установленных законодательством о защите персональных данных.

Читайте так же:  Подача алименты после 18 лет

По истечению сроков хранения документов, содержащих личные сведения работников, а также в случаях достижения целей обработки, утраты необходимости в достижении этих целей, отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если выявлены неполных или неточных данные, обрабатываемая информация подлежит уничтожению либо обезличиванию.

Согласно пункту 8 статьи 3 152-ФЗ уничтожение персональных данных это действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе и (или) уничтожение материальных носителей персональных данных.

Следовательно можно выделить два вида уничтожения персональных данных:

  • · физическое уничтожение материального носителя;
  • · уничтожение информации с материального носителя.

Способ уничтожения материального носителя зависит от его материала. Например, бумажный носитель уничтожается через шредирование (измельчение и гидрообработка) и через термическую обработку (сжигание), а электронный носитель путем механического разрушения дисков, химического травления в агрессивных средах и обжига или переплавки.

Для уничтожения информации с носителя существует большое количество как программной, так и программно-аппаратной реализации. Конкретный способ уничтожения персональных данных работника определяется в локально-нормативном акте работодателя.

Независимо от того, какой вид уничтожения персональных данных выберет работодатель, он обязан документально зафиксировать это действие. Порядок такой документальной фиксации определяется работодателем самостоятельно. На практике наиболее распространенным способом является оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных либо регистрация факта уничтожения персональных данных в специальном журнале. Типовая форма акта и журнала утверждаются работодателем. Уничтожение персональных данных работников осуществляется комиссией, созданной на основании приказа.Ответы на вопросы в сфере защиты прав субъектов персональных данных/ Официальный сайт Роскомнадзора. URL:

http://rkn.gov.ru/treatments/p459/p468/(дата обращения: 23.04.2016)

Обезличиванием персональных данных в соответствии с пунктом 9 статьи 3 152-ФЗ являются действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту. В рассматриваемом определении Закон о персональных данных не уточняет, каким должен быть объем этой дополнительной информации. Однако, очевидно, что такая дополнительная информация не должна относиться к данным открытого доступа.

Отличительной особенностью обезличивания от уничтожения персональных данных является то, что обезличивание персональных данных работников обеспечивает не только защиту от несанкционированного использования, но и возможность их обработки.

Существует несколько методов обезличивания персональных данных, работодатель праве выбрать любой из них или использовать сразу несколько, исходя из поставленных задач обработки полученной информации. При выборе метода обезличивания персональных данных работника работодатель может руководствоваться Приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 N 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных».

Подводя итоги рассмотренных ситуаций обработки персональных данных при приеме на работу, в процессе трудовой деятельности и после увольнения работника, представляется возможным отметить следующее:

Наиболее проблемным моментом, на наш взгляд, в регулировании защиты персональных данных в процессе трудовых отношений является отсутствие единообразного толкования термина биометрические данные, в частности, отнесение к ним фото- и видеоизображений работников, а соответственно, и понимания, какие данные о человеке могут являться биометрией. На данный момент в отношении идентификации фотоизображения как биометрических данных действует единственный документ, регулирующий удостоверение личности гражданина, осуществляющего выезд и въезд на территорию РФ. Очевидно, что применять его в трудовых отношениях не представляется возможным. Кроме того, разъяснения об отнесении фото- и видеоизображений к биометрическим данным дает проверяющий орган, в полномочия которого не входит толкование законодательства, и, соответственно, такие разъяснения носят рекомендательный характер.

На практике обозначенная проблема приводит к разночтениям законодательства, в том числе со стороны Регулятора, и, как следствие, к дополнительным штрафным санкциям в отношении работодателя, принявшего «не ту сторону» толкования. На основании чего считаем отсутствие четкой позиции отнесения фото- и видеоизображений пробелом в современном законодательстве, который следует урегулировать.

Другим проблемным моментом законодательства в области защиты персональных данных работника является отсутствие регулирования проверок на полиграфе несмотря на то, что в настоящее время РФ входит в число пяти ведущих государств мира по объемам прикладного применения полиграфа в правоохранительных целях, а коммерческое применение полиграфа осуществляется более чем в двадцати городах России.

Как было отмечено выше, судебная практика по данному вопросу выявляет незаконные наложения дисциплинарных взысканий, увольнения, и принуждения к расторжению трудового договора в последствие использования тестирования на детекторе лжи. Причем международные стандарты труда, как и национальное законодательство большинства европейских стран, содержат нормы о запрете проверок или их строгое ограничения в государственной и коммерческой сферах.

По нашему мнению, отсутствие регулирования исследований на полиграфе на территории РФ затрудняет и сдерживает применение опросов в правоохранительных целях, а также создает условия для злоупотребления. Так, например, создание единой системы подготовки и аттестации полиграфологов, будут способствовать отмене дискредитации метода и защите прав субъектов при использовании результатов опросов.

Источник: http://studwood.ru/501268/pravo/osobennosti_regulirovaniya_personalnyh_dannyh_rabotnikov_uvolneniya

Роскомнадзор разъяснил некоторые вопросы, касающиеся обработки персональных данных

Автор: HRpuls Опубликовано: 18.12.2012 05:40 в рубрике Актуальное, Мнения и интервью

Роскомнадзор разъяснил ряд вопросов, касающихся обработки персональных данных работников и соискателей.

Соискатели и базы кандидатов

Так, Роскомнадздор уточняет, что обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных Трудовым кодексом РФ, предполагает получение согласия соискателей на обработку их персональных данных. Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключает соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц.

В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем.

К примеру, поясняет Роскомнадзор, к таким мероприятиям можно отнести приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратную связь посредством электронной почты или через другие средства связи.

При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физическое лицо его направившее не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.

В случае, если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной оператором, то данная типовая форма анкеты должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте организации, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставлением отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда работодателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме.

В случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет.

Получение согласия также является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе, по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.

Читайте так же:  Алименты без брака

Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим. В соответствии со ст. 64.1 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Обязанность получения согласия также не распространяется на обработку персональных данных соискателей, подавших документы на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы.

Ведение кадрового резерва (баз кандидатов) на сегодняшний день трудовым законодательством не регламентировано. В этом случае, обработка персональных данных лиц, включенных в кадровый резерв, может осуществляться только с их согласия, за исключением случаев нахождения в кадровом резерве действующих сотрудников, в трудовом договоре которых определены соответствующие положения.

Согласие на внесение соискателя в кадровый резерв организации оформляется либо в форме отдельного документа либо путем проставления соискателем отметки в соответствующем поле электронной формы анкеты соискателя, реализованной на сайте организации в сети Интернет.

Обязательным является условие ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения его из кадрового резерва.

Необходимо отметить, что Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» предусмотрено формирование кадрового резерва (федеральный кадровый резерв, кадровый резерв федерального государственного органа, кадровый резерв субъекта Российской Федерации и кадровый резерв государственного органа субъекта Российской Федерации). Таким образом, согласие на обработку персональных данных гражданских служащих, а также иных лиц, при ведении органом государственной власти кадрового резерва не требуется.

Действующие сотрудники

Роскомнадзор отмечает, что работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, а также локальными актами работодателя, принятыми в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, получение работодателем согласия на обработку персональных данных не требуется в следующих случаях:

1. Если обязанность по обработке персональных данных и/или их публикации в сети Интернет предусмотрена законодательством Российской Федерации.

2. Обработки персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2. При этом отмечается, что в иных случаях, получение согласия близких родственников работника является обязательным условием обработки их персональных данных.

3. Обработки специальных категорий персональных данных работника, в том числе, сведений о состоянии здоровья, относящихся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции на основании положений п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Федерального закона «О персональных данных» в рамках трудового законодательства.

4. При передаче персональных данных работника третьим лицам в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами. Например, передача персональных данных работников в Фонд социального страхования Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации, налоговые органы, военные комиссариаты осуществляется без их согласия. Также согласие работника, государственного служащего не требуется при передаче его персональных данных в случаях, связанных с выполнением им должностных обязанностей, в том числе, при его командировании.

Отмечается, что передача персональных данных работника кредитным организациям, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы, осуществляется без его согласия в следующих случаях:

а) договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в тексте которого предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;

б) наличие у работодателя доверенности на представление интересов работника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;

в) соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 Трудового кодекса РФ).

5. Обработка персональных данных работника при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя, при условии, что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно, либо если указанная обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными актами работодателя, принятыми в соответствии со ст. 372 Трудового кодекса РФ.

Уточняется, что при привлечении сторонних организаций для ведения кадрового и бухгалтерского учета работодатель обязан соблюдать требования, установленные ч. 3 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных», в том числе, получить согласие работников на передачу их персональных данных. При этом одержание согласия работника должно быть конкретным и информированным, т.е. содержать информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных. Согласие работника может быть оформлено как в виде отдельного документа, так и закреплено в тексте трудового договора и отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию согласия, согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона «О персональных данных».

Уволенные сотрудники

Отмечается, что работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в случаях и в сроки, предусмотренные федеральным законодательством. К таким случаям, в том числе, относится обработка персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета. Так, согласно подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса Российской Федерации установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога.

Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

Таким образом, с учетом положений п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных», согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях не требуется.

По истечении сроков, определенных законодательством Российской Федерации, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение на срок 75 лет. При этом, на организацию архивного хранения, комплектования, учет и использование архивных документов, содержащих персональные данные работников, действие Федерального закона «О персональных данных» не распространяется, и соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия на обработку персональных данных.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://hrpuls.ru/2012/12/roskomnadzor-razyasnil-nekotoryie-voprosyi-kasayushhiesya-obrabotki-personalnyih-dannyih/

Срок хранения персональных данных работника после увольнения
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here