Как оформить списание недостачи при инвентаризации

Сегодня мы ответим на вопросы по теме: "Как оформить списание недостачи при инвентаризации" с профессиональной точки зрения с комментариями и выводами. Просьба все вопросы задавать дежурному специалисту.

Приказ по результатам инвентаризации

Инвентаризация – процедура, которая время от времени проводится практически во всех организациях. Она строго регламентирована и сопровождается составлением целого пакета документов. Один из них — это приказ по результатам инвентаризации.

Как проходит инвентаризация и зачем она нужна

Инвентаризация имущества, числящегося на балансе предприятия, – важнейшее мероприятие в деятельности фирмы. Обычно она регламентируется локальными актами организации с оглядкой на требования, установленные в законодательстве. Она позволяет отследить наличие оборудования, техники, других товарно-материальных ценностей, их количество и состояние, а также провести сверку установленных показателей с данными бухгалтерского учета и, в конечном счете, проанализировать финансовое положение фирмы. Выявленное по результатам данной проверки устаревшее, изношенное, поврежденное имущество передается в ремонт или списывается.

Как часто проводится инвентаризация

Инвентаризация может происходить единовременно или на регулярной основе. В крупных предприятиях она может проходить не один день, в небольших – несколько часов. Обычно это мероприятие востребовано при продаже имущества, передаче его в аренду, лизинг, при выкупе и т.д. Также это контрольное мероприятие необходимо при смене материально-ответственных сотрудников и если в организации были установлены факты краж, злоупотреблений и т.п. незаконных действий.

Кто проводит

Для инвентаризации приказом директора компании назначается специальная комиссия.

В её состав которой включаются несколько специалистов, в том числе главный бухгалтер, руководитель структурного подразделения, имущество которого инвентаризуется, а также работники из других отделов, например юрист, главный инженер и т.д.

При этом в комиссию не должны входить материально-ответственные сотрудники, но присутствовать при инвентаризации они должны обязательно.

В задачи комиссии входит осмотр имущества, его подсчет, сверка с учетными бумагами и составление итоговых документов, в том числе протокола, описи товарно-материальных ценностей и всех необходимых актов.

Какой формат выбрать

Формат приказа по результатам инвентаризации может быть произвольный – сегодня никаких ограничений и требований по этому параметру со стороны законодательства РФ для таких документов не установлено. Исключение составляют государственные учреждения, где используются унифицированные формуляры, а также некоторые коммерческие организации, в которых руководство разработало и утвердило стандартный шаблон документа, обязательный к применению.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

На что опираться при формировании приказа

Формируемый приказ должен иметь под собой какую-то документальную базу. Основанием могут быть законодательные нормы или же внутренняя документация фирмы (акты, служебные, докладные записки, положения учетной политики и т.п.). Под обоснованием подразумевается описание реальных причин для создания приказа.

Общие сведения об оформлении

Свободным также может быть и оформление документа. То есть для приказа подойдет как бланк, созданный в фирменном стиле с реквизитами и логотипом, так и обычный лист бумаги. При этом приказ можно делать рукописным или же печатным, правда, при втором варианте его нужно обязательно распечатать, чтобы все заинтересованные лица могли поставить в нем подписи.

Кто должен расписаться в документе

В приказе должны поставить свои подписи несколько человек.

Первый и самый главный автограф, без которого приказ просто не будет действительным – директора организации (все приказы всегда выпускаются от его лица, вне зависимости от того, кем конкретно они сформированы).

Также в начальственном распоряжении должны расписаться сотрудники компании, в отношении которых выпускается документ, и те, кто обязан контролировать его выполнение.

Как вести учет

Все распорядительные акты, выпускаемые от имени руководителя должны фиксироваться в специальном учетном бланке – журнале. Сюда вносится информация о наименовании документа, его номере и дате выхода. Журнал обычно лежит у работника предприятия, близкого к руководству (секретаря, юриста, начальника отдела кадров и т.п.) и в случае надобности дает возможность без особых проблем отыскать нужное распоряжение.

Где и как хранить документ

Готовый, подписанный всеми заинтересованными лицами и учтенный бланк следует хранить строго определенным образом. Во-первых, на период действия его следует вложить в папку с другой подобного рода документацией. После того как актуальность его истечет, документ нужно передать в архив предприятия или в надлежащем порядке утилизировать. Период хранения всегда индивидуален и зависит либо от норм законодательства, либо от внутренних нормативных актов организации.

Образец приказа по результатам инвентаризации

Если вам нужно написать приказ по результатам инвентаризации, а вы никогда раньше его не делали, примените приведенные выше рекомендации и посмотрите пример документа – с его помощью вы без труда сформируете нужное вам распоряжение.

  1. Вначале все как обычно: напишите название предприятия, номер и наименование приказа, поставьте дату и место его составления.
  2. Ниже внесите ссылку на документы, в соответствии с которыми издается распоряжение и впишите причину для его создания.
  3. Затем идет основной блок. Здесь первым делом дайте распоряжение об утверждении результатов проведенной инвентаризации, затем – в зависимости от обстоятельств, включите указания на дальнейшие действия, в том числе, если выявлены факты недостач, установление виновников, а также меры для возмещения понесенного ущерба.
  4. Обязательно следует вписать необходимость внесения итогов инвентаризации в учет — налоговый и бухгалтерский и мероприятия для предотвращения дальнейших хищений и злоупотреблений.
  5. В конце назначаются сотрудники предприятия, ответственные за исполнение данного распоряжения и собираются все нужные подписи.

Источник: http://assistentus.ru/forma/prikaz-po-rezultatam-inventarizacii/

Как оформить списание недостачи при инвентаризации

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В бюджетном учреждении проведена инвентаризация нефинансовых активов. По результатам инвентаризации установлена недостача материальных запасов сверх норм естественной убыли, а также основных средств, учитываемых в рамках субсидии на выполнение государственного задания. Сумма ущерба от недостачи основных средств и материальных запасов отнесена на виновное лицо. Профильная комиссия установила сумму ущерба, подлежащую возмещению виновным лицом. Данная сумма меньше балансовой стоимости недостающих нефинансовых активов. Виновное лицо будет возмещать ущерб денежными средствами на лицевой счет учреждения. Каким образом закрывается финансовый результат учреждения в таком случае? Какими бухгалтерскими записями отразить недостачу материальных запасов и основных средств?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В бухгалтерском учете организации государственного сектора стоимость материальных запасов, выявленных в результате недостачи, относится в дебет счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами». Выбытие объектов основных средств при выявленной недостаче отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 104 00 000 «Амортизация», счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства». Вместе с тем, если объект учитывался на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации», его выбытие в результате недостачи отражается путем уменьшения данного забалансового счета.
Одновременно суммы выявленного ущерба по материальным запасам и основным средствам отражаются в рамках приносящей доход деятельности по дебету счетов 0 209 74 000 «Расчеты по ущербу материальных запасов» и 0 209 71 000 «Расчеты по ущербу основным средствам» соответственно.
Профильной комиссии учреждения необходимо обосновать решение об определении восстановительной (текущей оценочной) стоимости материальных ценностей.

Читайте так же:  Сколько дней рассматривается заявление на алименты

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Дурнова Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник: http://www.garant.ru/consult/budget/1188174/

Списание недостачи при инвентаризации

Инвентаризация, как один из инструментов контроля состояния материальных ценностей в организации, позволяет сразу выявить их недостачу. Недостача заключается в меньшем наличии материальных ценностей, чем зафиксировано в документах и учетных регистрах на определенную дату. Причин может быть несколько, и методика списания недостающих ценностей в бухгалтерском учете зависит от них. За сохранность материалов, товаров и объектов материально ответственны заключившие соответствующий договор работники, однако далеко не всегда при обнаружении недостачи они несут реальную материальную ответственность.

Как выявляется недостача

Проведение инвентаризации регулируется приказом Минфина №49 от 13/06/95 г. Изначально при проведении инвентаризации ее результаты оформляются инвентаризационными описями.

При обнаружении недостачи составляют следующие документы:

  • сличительную ведомость;
  • акт о расхождениях;
  • протокол инвентаризационной комиссии;
  • объяснительные с материально ответственных лиц.

На заметку! Сличительные ведомости и акты имеют унифицированные формы: ИНВ-18, ИНВ-19, ТОРГ-2, однако в организации могут применяться и самостоятельно разработанные формы, закрепленные в ЛНА (ФЗ №402 от 6/12/11 г., ст. 9-4).

Причины недостачи могут быть следующие:

  • в пределах норм убыли;
  • некомпетентность ответственных лиц, неправильное ведение первичного учета ценностей;
  • хищения, стихийные бедствия, иные форс-мажорные обстоятельства.

Протоколом фиксируется одна из причин, и далее бухгалтер отражает недостачу проводками, руководствуясь этим документом.

Некомпетентное заполнение документов, небрежное хранение ТМЦ тоже могут привести к недостаче. В этом случае необходимо дать время ответственному лицу и возможность навести порядок в документах, пересчитать ценности и сличить их с учетными данными для обнаружения ошибки. Если и после указанных действий недостающие ценности не найдены, материальные потери организации относят на виновное лицо. Им является работник, подписавший договор о материальной ответственности и нарушивший своими действиями его условия (кладовщик, продавец, кассир).

В случае обнаружения факта хищения материалы инвентаризации, как правило, направляются в суд и списание происходит в зависимости от его решения: на виновное лицо либо на издержки фирмы, если это лицо не установлено судом.

Нормы естественной убыли

Правильное применение норм естественной убыли при выявлении недостачи играет важную роль, поскольку в конечном итоге влияет на решение вопроса об источнике погашения недостачи: из средств виновных лиц или за счет организации.

Приказ №95 Минэкономразвития от 31/03/03 г. устанавливает общие правила определения таких норм. Он характеризует естественную убыль как естественную потерю массы ТМЦ при сохранении их потребительских свойств. Такая потеря должна происходить в рамках нормативов, закрепленных документально. Иными словами, это допустимая величина потерь при перевозке и хранении ценностей.

Не относят к убыли естественного характера потери от брака, технологические, образовавшиеся в ходе хранения (транспортировки) в условиях нарушений правил.

В ст. 254 п. 7-2 НК РФ, которой руководствуются в целях БУ и НУ одновременно, написано, что порядок определения норм устанавливается на уровне правительства (пост. №814 от 12/11/02 г.).
В постановлении идет речь об ответственности различных министерств и ведомств за разработку конкретных нормативов. Таких документов достаточно много, и члены инвентаризационной комиссии должны быть с ними ознакомлены: в зависимости от вида деятельности фирмы, контролируемых ценностей и прочих нюансов.

Так, нормы потерь при перевозке алкоголя регулируются Постановлением Госснаба СССР от 18/12/87 г. №153, кондитерских товаров при хранении — приказом Минпромторга от 01/03/13 г. №252, комбикормов — приказами Минсельхоза от 06/04/07 г. №198 (хранение), Минсельхоза №569, Минтранса №164 от 19/11/07 г. (перевозка) и т.д.

Виновные лица

Намереваясь привлечь к ответственности виновных за недостачу работников, следует помнить:

  • о наличии договора материальной ответственности;
  • о характере ответственности, прописанной в документе (полная, частичная).

Если договор с сотрудником не заключался, его привлечь к ответственности будет проблематично. Также, если в документе прописана ответственность лишь частично, взыскать полную сумму недостачи нельзя.

Кроме договора, сотруднику может выдаваться разовый документ, свидетельствующий о его материальной ответственности (например, доверенность на получение ТМЦ, накладная). Об этих особенностях говорится в ТК РФ, ст. 243-244.

Ситуация в связи с недостачей не подпадает под случаи, описанные в ст. 243 ТК РФ: работника можно наказать только в объеме среднего заработка за месяц (там же, ст. 241, письмо №1746-6-1 от 19/10/06 г. Роструда).

Судебное разбирательство возможно, если работник не согласен добровольно погасить недостачу либо уже уволился и нет возможности взыскать ее с заработка. Через суд решается вопрос взыскания и в случае, когда должность работника вообще не предполагает заключения договора материальной ответственности. Руководитель всегда несет материальную ответственность полностью, вне зависимости от факта заключения с ним договора (ст. 277 ТК РФ).

Проводки

Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.

При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.

Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.

Читайте так же:  Исковое заявление о взыскании алиментов госпошлина

По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.

Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.

Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.

Источник: http://assistentus.ru/buhuchet/spisanie-nedostachi-pri-inventarizacii/

Порядок действий при выявлении недостачи или излишек при инвентаризации

Как бы хорошо ни был организован бухгалтерский учёт на предприятии, никто не может гарантировать, что проводимая инвентаризация не выявит отклонений в наличии товарно-материальных запасов. Ведь их сохранность зависит не только от формальных причин. Чаще всего о недостатках учёта и контроля говорит обнаруженная недостача при инвентаризации, что делать в таком случае и как решить вопрос, рассказывает ТК РФ. Такое явление, как недостача, позволяет руководителю делать нелицеприятные выводы относительно добропорядочности материально ответственного лица (МОЛ).

Что такое инвентаризация и какими документами она оформляется

Все без исключения юридические лица располагают определённым количеством товарно-материальных ценностей (ТМЦ), сопутствующих осуществлению их деятельности.

Инвентаризация – это мероприятие, в течение которого фактическое наличие товара или иных ценностей сверяется с данными бухгалтерского учёта с целью обнаружения расхождений. Причём эта процедура характерна не только для магазинов, банков и предприятий с большими запасами сырья и продукции.

Государственным учреждениям, чья деятельность финансируется из бюджета, точно также предписаны периодические проверки сохранности мебели, оргтехники, транспорта, денежных средств и даже документов строгой отчётности в виде трудовых книжек и специальных бланков.

В перечне ценностей, подлежащих инвентаризации, все виды имущества, стоящего на балансе предприятия:

  • основные и оборотные средства;
  • финансовые вложения в депозиты, акции, ценные бумаги других предприятий;
  • нематериальные активы в виде объектов интеллектуальной собственности;
  • финансовые обязательства в виде займов, кредитов и кредиторской задолженности.

Перечень не закрыт, так как у каждого предприятия свои понятия о ценности вещей.

Инвентаризационные обязанности возлагаются на специальную комиссию, которая учреждается приказом руководителя. На крупных предприятиях таких комиссий может быть несколько, каждая из них проверяет фактическое наличие объектов в определённой категории материальных ценностей.

С точки зрения периодичности проведения инвентаризации делятся на:

  1. Запланированные, которые обычно проводятся в последний месяц календарного года с целью зафиксировать наличие ТМЦ по состоянию на 01 января следующего года и проверить эффективность бухгалтерского учёта перед составлением отчётности за текущий год.
  2. Внеплановые, которые назначаются в случае смены руководителя или материально ответственного лица, а также после нанесения ущерба имуществу предприятия внешними факторами или виновными лицами.

На некоторых предприятиях плановые инвентаризации проводятся чаще одного раза в год. Это связано со специфическими особенностями их деятельности, поэтому и проверки, как правило, касаются только определённых категорий материальных ценностей.

Порядок проведения и оформление результатов

Работа инвентаризационной комиссии начинается с получения в бухгалтерии предприятия оборотных ведомостей, содержащих сведения об остатках материальных ценностей на дату проведения инвентаризации. С ответственного лица берётся расписка о том, что на момент проверки все оприходования и списания материалов проведены, а приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. Членами комиссии в присутствии МОЛ производится снятие кассы, пересчёт и перемеривание всех ценностей, относящихся к его подотчётности.

Фактическое наличие имущества заносится в сличительные ведомости напротив количественного показателя, соответствующего бухгалтерскому учёту. Если эти две графы не равны между собой, можно говорить о недостаче или выявлении излишков. И та, и другая ситуация одинаково негативно характеризуют состояние учёта на предприятии и требуют объективного разбирательства относительно причин расхождений и лиц, виновных в их возникновении.

Любой бухгалтер знает, как оформить недостачу при инвентаризации, поскольку эта процедура подробно описана в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учёту.

Сличительные ведомости составляются отдельно по каждой категории имущества согласно бухгалтерской систематизации по субсчетам.

На основании сличительных ведомостей формируются инвентаризационные описи, содержащие:

  • количественное измерение товарно-материальных ценностей;
  • показатели их стоимостного выражения.

Поэтому после составления инвентаризационных описей виден фактический финансовый ущерб от недостачи или доход, полученный предприятием от выявленных излишков.

Ведомости и описи с результатами проведённой инвентаризации утверждаются руководителем, в чьей компетенции находится и принятие решения относительно порядка оформления выявленных расхождений.

Какие причины приводят к недостачам

Решение, принимаемое руководителем, и характер его дальнейших действий зависят от тех причин, которые привели к образованию недостачи.

Для их выяснения проводится тщательное расследование, в результате которого может выясниться, что нехватка на складе возникла по одной из следующих причин:

  1. Из-за халатности материально ответственного лица или его умышленных виновных действий.
  2. По причине хищения или кражи, совершённой третьими лицами.
  3. Из-за непредвиденных обстоятельств техногенного или природного характера, таких как пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.
  4. Из-за естественной убыли, ограниченной установленными нормативами для некоторых категорий товаров (материалов).
  5. В результате пересортицы, когда при наличии на складе однотипных товаров или материалов, списан или продан один вместо другого.
  6. Вследствие ошибок в учёте, связанных с оприходованием ТМЦ не в полном объёме или с их излишним списанием.

Это основные причины, ввиду которых может быть выявлена недостача. Однако на каждом предприятии причины могут быть свои.

Варианты списания недостачи

Руководитель коммерческого предприятия самостоятельно принимает решение относительно урегулирования недостач, исходя из соображений экономической целесообразности.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Ведь списывать ущерб в счёт налогооблагаемой прибыли не выгодно для предприятия.

А для того, чтобы убыток не попал под налогообложение, операция должна быть обоснованно оформлена и подтверждена официальными и бухгалтерскими документами.

Если оформление описей показало наличие недостачи при инвентаризации ТМЦ, к которым применимы нормы естественной убыли, то директор предприятия может принять решение об их списании на усушку, утруску и другие виды количественного уменьшения показателя.

Ошибки в учёте, приведшие к нехватке имущества, выявляются с помощью анализа документов, подтверждающих движение материальных ценностей на счетах, и исправляются путём внесения изменений в регистры бухгалтерского учёта и составления корректирующих проводок.

Подобное урегулирование проблемы возможно и при обнаружении пересортицы. Если сопоставима стоимость материалов, в отношении которых она допущена, то допустимо списание недостающих единиц и одновременное оприходование выявленного излишка.

Нехватку имущества или его порчу по причине природных или техногенных обстоятельств предприятие может списывать на убытки в любом объёме, но для этого необходимо иметь документ, подтверждающий факт воздействия чрезвычайных обстоятельств.

  • справка из городского «Водоканала»;
  • пожарного управления;
  • отделения МЧС.
Читайте так же:  Как подавать на алименты после развода

В любом случае техногенная или природная катастрофа должны быть подтверждены организацией, которая устраняла последствия этого события.

В случае если есть все основания подозревать хищение или кражу, осуществлённые третьими лицами, следует обратиться в правоохранительные органы с заявлением о назначении официального расследования. По окончании следственных мероприятий, не давших положительного результата, будет выдан соответствующий документ, на основании которого в дальнейшем будет проведено списание недостачи при инвентаризации и ущерба, причинённого невыясненным лицом.

Если в результате расследования обнаружится виновный в краже или хищении, то возмещение убытков будет возложено на него судебным решением, что подтвердит исполнительный лист, направленный на предприятие.

Совсем по-другому обстоят дела в бюджетной организации. За списание недостач сверх установленных нормативов, равно как и за их сокрытие, руководителя могут обвинить в нецелевом расходовании государственных средств и применить к нему строгие методы воздействия.

Недостача и её последствия для материально ответственного лица

Поскольку ответственность за сохранность имущества организации лежит на МОЛ, в качестве которого чаще всего выступает кладовщик, именно его объяснительная предваряет процесс разбирательства.

Она пишется на имя руководителя и должна содержать:

  1. подробную и последовательную версию событий, приведших к недостаче, изложенную от лица материально ответственного сотрудника.
  2. Даты происшествия.
  3. Подробное описание действий МОЛ.
  4. Подпись и дату составления объяснительной.

На составление объяснительной записки законом отпущено два дня после получения соответствующего запроса от руководства.

Для того, чтобы процедура обладала легитимностью, письменное требование объяснений вручается МОЛ под подпись, а в случае отказа, зачитывается вслух в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Об отказе принять запрос составляется акт и подписывается сотрудниками, входящими в состав комиссии. Отказ работника давать объяснения по поводу возникновения недостачи не исключает выделения ему двухдневного срока, причитающегося для совершения этого действия.

После рассмотрения полученного от материально ответственного лица объяснения и анализа представленных им доказательств устанавливается окончательная причина недостачи и принимается решение относительно её списания или удержания в зависимости от степени ответственности виновных граждан.

Как можно удержать ущерб с виновного работника

Если ущерб нанесён организации по вине сотрудника, отвечающего за сохранность ТМЦ, то в соответствии с договором о материальной ответственности он обязан возместить его своему работодателю. Причём исполнять эту обязанность ему придётся независимо от того, подвергся он дисциплинарному наказанию со стороны руководства или был уволен в связи с утратой доверия.

В соответствии со статьёй 248 ТК РФ для того, чтобы работодатель получил право удерживать с виновного МОЛ ущерб от недостачи, должны соблюстись несколько принципиальных условий:

  1. Сумма недостачи ограничивается размером среднего заработка сотрудника за месяц.
  2. Провинившийся работник дал добровольное согласие на возмещение ущерба.
  3. Взыскание недостачи должно оформляться приказом руководителя, изданным не позднее одного месяца с момента её обнаружения.

Отсутствие хотя бы одного из этих условий лишает процедуру взыскания легитимности и позволяет обжаловать её в судебном порядке.

При удержании из зарплаты работника ущерба от недостачи работодателем должно соблюдаться ограничение в 20% от начисленной за месяц суммы.

Возмещение ущерба, превышающего одну среднемесячную зарплату, возможно двумя способами:

  • через исковое заявление работодателя в суд о взыскании ущерба с виновного лица;
  • добровольным погашением задолженности материально ответственным лицом путём внесения денежных средств в кассу предприятия или предоставления им в зачёт долговых обязательств имущества или ценностей.

Если ответственный сотрудник не признаёт своей вины в допущении недостачи материальных ценностей, взыскать с него ущерб независимо от его суммы можно только через суд.

Как видно, недостача при инвентаризации – не настолько безобидная проблема для предприятия, чтобы относиться к ней легкомысленно и формально. Руководству не стоит её недооценивать, поэтому надлежит изучить все экономические, юридические и бухгалтерские аспекты данной процедуры, чтобы принимать правильные решения и корректно отражать их в нормативных и бухгалтерских документах.

Источник: http://tvoeip.ru/kadry/kodeks/nedostacha-pri-inventarizatsii

Списание товаров по результатам инвентаризации

Инвентаризация — обязательная часть учетной работы каждой организации. Во время проведения сличительной проверки возможно обнаружение как «лишних» ценностей, так и их фактического отсутствия. В последнем случае требуется провести списание товаров по результатам инвентаризации.

Фиксируем недостачу по итогам сличительной проверки

После того, как в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, контролирующая комиссия составила инвентаризационные описи, требуется обязательный анализ полученных сведений для выявления фактов излишков и недостач.

Если такие факты обнаружены, необходимо каждый из них внести в сличительную ведомость. Стоимостную оценку пропавшего товара необходимо сделать по данным бухгалтерского учета.

Как отдельный документ сличительные ведомости возможно составлять по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Также можно дополнить инвентаризационную опись параметрами, необходимыми для формирования сличительной ведомости.

Когда недостача зафиксирована, ее размер необходимо учесть в бухгалтерских записях организации по дебету счета 94 «Недостатки и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета материальных ценностей.

Как списать фактически отсутствующий товар

Для возможности списания фактически отсутствующего товара в организации должен быть издан приказ, основанный на данных сличительных ведомостей и результатах выяснения обстоятельств пропажи.

То, как будет производиться списание выявленных при инвентаризации недоборов, зависит от оснований, по которым они возникли.

Зафиксированная нехватка материальных активов может появится вследствие:

Нормативы естественной убыли утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 N 814. При этом часть недостачи, не превышающую норматив, следует отнести на издержки производства и обращения, а часть недостачи, превышающую норматив, — на лиц, виноватых в ее допущении.

Аналогичный порядок действует для отнесения подобных убытков к расходам по налогу на прибыль в налоговом учете. Часть недостачи, не превышающую норматив, следует отнести к материальным расходам, а часть недостачи, превышающую норматив, — на лиц, виноватых в ее допущении. Если такое лицо оплачивает недостачу, то внесенная сумма признается внереализационным доходом, а сама недостача учитывается как внереализационный расход.

В случае, если нормативы естественной убыли не утверждены на уровне Правительства РФ, весь объем зафиксированной недостачи считается сверхнормативным.

Нехватка материальных активов по любым другим причинам, отличным от естественной убыли в пределах законодательного норматива, относится на лиц, виноватых в ее допущении. Для этого количественная и суммовая оценка недостачи вносится записью в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетом учета недостатков и потерь от порчи ценностей.

Органами следствия или судом может быть установлено отсутствие таких лиц. На основании их решений оформляются документы на списание пропавших ценностей на прочие расходы записью в дебет счета 91.2 «Прочие расходы». Такие же правила для списания по результатам инвентаризации действуют при отнесении подобных убытков к внереализационным расходам по налогу на прибыль в налоговом учете.

Читайте так же:  Рефинансирование двух кредитов в один

НДС при списании недостач

При приобретении товаров для использования в деятельности, облагаемой НДС, организации при соблюдении всех прочих условий, определенных Налоговым кодексом РФ, принимают «входной» НДС по таким товарам к вычету.

Возникает вопрос, как быть с НДС, принятым к возмещению, если в результате сличительной проверки выяснилось фактическое отсутствие этих товаров. Следует ли его восстановить? И если да, то в каком периоде — периоде заявления сумм к возмещению или периоде обнаружения недостач?

Контролеры в лице чиновников Минфина РФ и ФНС РФ настаивают, что НДС при списании товара при инвентаризации необходимо восстановить в момент списания. Основывают они свои требования на положениях пп. 2 п. 3 ст. 170 Налогового кодекса РФ, который предписывает восстанавливать НДС, ранее правомерно учтенный в составе вычетов, когда товары перестают участвовать в операциях, облагаемых НДС, в результате их утраты.

Судьи указали, что если организация не представит суду доказательств, что выявленная при сличительной проверке утрата имущества произошла по не зависящим от нее обстоятельствам (например, при стихийных бедствиях), то при списании отсутствующих товаров организации необходимо исчислить НДС по правилам п. 2 ст. 154 Налогового кодекса РФ как при безвозмездной передаче.

Поэтому организация самостоятельно принимает решение, следует ли ей по фактически отсутствующему товару восстановить НДС или исчислить его как при безвозмездной передаче.

Источник: http://glavkniga.ru/situations/s502746

Что делать при недостаче при инвентаризации

Недостача при инвентаризации – далеко не редкий случай. Это неприятное явление как для работников, так и для руководства компании. Существует множество аспектов оформления взыскания недостачи, а также составления самого документа.

Очень важно знать абсолютно все тонкости данного вопроса, чтобы избежать существенных претензий к учету на предприятии. Чем быстрее будут обнаружены недочеты, тем быстрее удастся их устранить.

Основания для проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации ТМЦ – неотъемлемая часть работы любой организации. Ошибочно бытует мнение, что это нужно только в тех компаниях, которые связаны с торговлей. Это абсолютно неверно. На самом деле даже в государственных учреждениях инвентаризационная процедура должна проводиться точно также. Мебель, техника, даже документация (трудовые книжки) являются материальными ценностями, которые подлежат оценки и пересчету.

Инвентаризационные проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При этом необходимо соблюдать процедуру проведения, сроки. Все излишки и недостачи при инвентаризации должно быть четко отображены в документации, оформлены надлежащим образом.

Плановая инвентаризация должна быть проведена в соответствии с планами, утвержденными ранее. Для каждой организации они будут разными. Периодичность зависит от объемов организации и видов деятельности.

Можно провести внеплановую проверку. Основаниями могут стать такие события:

  • пожар, стихийное бедствие;
  • смена материально ответственного лица;
  • перепродажа предприятия;
  • хищение на производстве (или его подозрение).

Для этого необходимо обязательно издать внутри предприятия приказ с указанием даты инвентаризации, ответственных лиц, а также основания для данной проверки.

Что это такое недостача?

Для многих бухгалтеров термин «недостача» является страшным. Это понятно, так как подобное влечет за собой ряд негативных последствий, взысканий и наказаний. На самом же деле практически всегда пусть незначительная недостача, но она будет выявлена в процессе проведения инвентаризации.

Сама по себе недостача – это нехватка денежных средств, товаров, материалов. При этом абсолютно все ценности должны быть предварительно поставлены на баланс (включены в бухгалтерский учёт), чтобы иметь возможность строго учитывать их количество.

Ключевым является также указание их материальной ценности. Подразумевается, что человек должен знать, почему с него удержана какая-то конкретная стоимость. Кстати, наиболее интересна оценка стоимости товаров в магазинах.

Если недосчитались определенного количества продукции, то с человека имеют право удержать ту цену, которая заявлена по документам как розничная.

Причина в том, что эта сумма является убытком для магазина (недополученная выгода также учитывается). То есть берется в расчет не закупочная стоимость продукции.

Не всегда к недостаче относится только стоимость пропавших товаров, которых недосчитались. Если продукция была сломана или ее срок годности истек, то тогда ее фактически невозможно реализовать, поэтому формально многие относят стоимость также к недостаче. Если же товар из-за порчи пришлось реализовать по заниженной стоимости, то тогда разницу между предполагаемой ценой и полученным доходом считают недостачей.

Причины возникновения недостачи

Далеко не всегда недостача связана исключительно с недобросовестным исполнением своих обязанностей работниками или их противоправными действиями. Иногда это логичное закономерное явление.

К основным причинам следует отнести:

  • Хищение. Это простое и понятное проявление – кто-то из работников, злоупотребляя служебным положением, попросту взял ценности предприятия.
  • Непредвиденные обстоятельства. Ценности, склады могут подвергнуться стихийному бедствию, что приведет к порче материальных ценностей.
  • Издержки производства. Вещь может порваться в процессе примерки, часть развесных товаров просыпается на пол, продукция травмируется в торговом зале. В допустимых объемах это является вполне нормальным.
  • Пересортица. Явный пример: в магазине лежит 2 вида яблок, внешне похожих. Одни продали вместо других. По факту итоговый вес суммарно сохранился, но одних меньше, чем должно быть, а других – больше. Излишки при инвентаризации также должны быть в допустимых пределах, поэтому хотя подобное допустимо, но не должно быть слишком частым явлением.

Для каждого из данных типов недостачи будет своя процедура оформления, поэтому предварительно важно выявить причину подобного негативного явления.

Порядок оформления недостачи при инвентаризации

Оформление документации возможно только после окончательного подведения итогов инвентаризации. Чтобы подготовить акт на списание, необходимо также приложить все документы (чеки, договоры и акты проведения работ), которые подтверждают затраты, указанные в акте.

Если размер недостачи превышает допустимый, то тогда проводят служебное расследование, чтобы выявить виновное лицо.

Для некоторых категорий товаров не проводится подобная процедура – их руководитель на свое усмотрение может списать в «Расходы».

Если обычные правила оформления недостачи не могут быть применены, то тогда потребуется составить приказ на удержание недостачи с виновного. Подобное возможно, если имеет место факт явного хищения или если превышены допустимые объемы недостающих товаров. На усмотрение руководства такой работник может быть освобожден от обязанностей – переведен на другую должность или уволен.

Можно ли ее списать?

Не всегда любая недостача является негативным явлением, требующим поиска виновного лица. Иногда она является просто одним из рабочих моментов и ее можно попросту списать, как расходы на ведение деятельности. Списание недостачи необходимо проводить строго в установленном порядке, чтобы избежать ответственности за растрату.

Далеко не всегда недостача является прямой виной кого-либо. К примеру, товар мог быть травмирован случайно в процессе передвижения. Также на законодательном уровне четко закреплено: если в пределах магазина покупатель что-либо поломал или разбил, то он может не компенсировать стоимость товара. То же самое касается вещей нательных: ее могут порвать или просто наряд утрачивает товарный вид из-за слишком частых длительных примерок. Серьезные бренды отказываются от продажи подобной продукции, списывая ее вовсе или устанавливая стоимость в разы ниже заявленной изначально.

Читайте так же:  Отпуск с последующим увольнением сотрудника полиции

Именно поэтому для каждой категории товаров предусмотрены определенные нормы – издержки обращения. Это те объемы продукции, денежных средств, которые могут быть списаны просто так. Сумма или объемы продукции сверх данной нормы на усмотрение руководства будут взысканы с виновного. Если же недостача не превышает указанные объемы, то тогда вполне допустимо просто списать указанную сумму. Это не будет считаться нарушением.

Особенно важно придерживаться этих норм в государственных учреждениях. Если в частной конторе руководство имеет право на свое усмотрение «простить» недостачу, даже если виновное лицо будет выявлено, то для государственной структуры это запрещено. Дело в том, что там все ценности являются государственными или полученными для определенных нужд из бюджета страны. Если материальная ценность будет утрачена, утеряна, то это наносит прямой убыток государства. В данном случае в обязательном порядке необходимо найти и наказать виновное лицо, а также взыскать размер убытка.

Вот почему столь важно, чтобы руководство строго следило за нормативами, какие объемы можно списывать. Если подобное правило будет нарушено (объемы превышены), то тогда имеет место нецелевое использование бюджетных средств. Это влечет за собой уже уголовную ответственность для руководителя и главного бухгалтера.

Кроме того, в таких учреждениях категорически запрещено списывать что-либо (даже если не превышается допустимая норма), если возможно выявить виновное лицо.

В этом случае списание недостачи необходимо проводить только той суммы, которая возникла по независящим не от кого причинам. Остальную сумму нужно взыскать с виновного лица.

Как удержать недостачу с виновных лиц?

Порядок удержания недостачи при инвентаризации часто изначально оговаривается в коллективном договоре. Если нехватка материальных ценностей замечена в особо крупных размерах, то за подобное может наступать даже уголовная ответственность. Особенно часто это возникает на государственных предприятиях и касается руководства и главного бухгалтера. При этом уголовное наказание не освобождает от обязанности возместить полностью всю недостачу.

Материальная ответственность оговаривается при приеме на работу. Завхоз или главный бухгалтер являются лицами с полной материальной ответственностью. За недостачу по результатам проведенной инвентаризации они будут платить сами в полном объеме.

Может предусматриваться частичная ответственность или коллективная. Последний вид ответственности является распространенным в современных супермаркетах. В этом случае недостачу при инвентаризации попросту делят на всех поровну.

При этом стоит отметить, что по факту каждый человек несет ответственность за все, что ему вверено на производстве. То есть если человек работает даже оператором в банке, то в случае отсутствия компьютерных принадлежностей, канцтоваров при увольнении с него также будет удержана эта сумма, если вещи официально были закреплены за ним.

Если при инвентаризации выявлена недостача при увольнении, то тогда удержание происходит из расчета, который выплачивают в последний рабочий день. Если суммы не хватает, то работника официально уведомляют о необходимости возместить убытки. При его отказе взыскание происходит в судебном порядке.

Когда человек продолжает работать, то тогда удержания у него происходят из заработной платы. Также ему выдается официальное решение на основании проведенной проверки. Он может возместить всю сумму сразу. Если имеет место судебное решение, то тогда на основании исполнительного листа также происходят удержания из зарплаты. Человек при этом может уволиться, но исполнительный лист будет перенаправлен в бухгалтерию компании, куда работник перешел.

Порядок удержания

Если недостачу, выявленную в результате инвентаризации, не списывают, то ее удержание необходимо проводить по такому алгоритму:

  • Подготовка и подписание официального акта по результатам инвентаризации.
  • Выдача официального уведомления работнику о том, что именно должно быть с него удержано.
  • Вычет положенной суммы из зарплаты (одним платежом или пропорционально ежемесячно). По данному виду обязательств работодатель не имеет права удерживать более 20% от размера заработной платы. Берется в расчет не оклад, а выданные по факту.

Если выявлены грубые нарушения, то необходимо составить акт о хищении и уволить работника по данному основанию.

Кстати, следует обратить внимание на то, что иногда недостачу может потребоваться взыскать с виновного лица уже после прекращения с ним трудовых отношений. К примеру, если работник имел право уйти с работы в день написания заявления (являлся инвалидом или одинокой матерью). Провести полную инвентаризацию в данном случае просто невозможно. Соответственно, не удастся оценить полностью весь размер недостачи.

В этом случае логичным будет в дальнейшем потребовать возмещения причиненного ущерба, недостачи. Но для этого очень важно доказать, что именно действия данного лица спровоцировали недостачу, а не подобный факт возник уже после его увольнения или из-за действий какого-то другого работника организации. То есть важно доказать причинно-следственную связь.

Также проблема в том, что обычно человек, которого можно наказать за недостачу, является материально ответственным лицом. Такой работник при увольнении должен в обязательном порядке подписывать акт приема-передачи дел. Без этого документа выдать расчетные работнику не вправе, а как известно, задерживать увольнение запрещено законодательством.

Но, с другой стороны, возникнет логичное противоречие: если акт был подписан, то значит никаких претензий к работнику ни у кого не возникло. Многие адвокаты на это обстоятельство ссылаются: акт подписан, то есть претензий в момент передачи дел не было, а все возникшие затем проблемы – полностью возлагаются на руководство компании или того, кому дела были переданы.

Вот почему ключевым моментом при обращении в суд должно стать обоснование подобной задержки. То есть потребуется правильно аргументировать, предоставить подтверждающие документы того, что выявить факт нарушения ранее было невозможно. В противном случае иск останется без удовлетворения.

Если все эти факторы удастся подтвердить юридически, и они будут приняты судом к сведению, то тогда возможно истребовать также проценты за просрочку возврата денежных средств (пени, предусмотренные на законодательном уровне).

При этом сразу следует обратить внимание на то, что как раз это требование не является обязательным. Даже если речь идет о государственном учреждении, то его представители имеют право истребовать лишь сумму самой недостачи, но не заявлять данные пени в цене иска.

Обращаясь в суд для получения возмещений, необходимо предоставить в обязательном порядке полный перечень финансовых документов, которые подтверждают размер заявленных требований. Это могут быть не только чеки на приобретенные товары (допускается изредка), а именно выдержки из балансовой документации. Там указывается стоимость всего, что хранится на предприятии. Если речь идет о материалах, технике, то тогда периодически должна проводиться новая оценка остаточной стоимости (с учетом амортизации, износа). Остаточную цену товара будут взыскивать, если выявится недостача.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://znatoktruda.ru/otvetstvennost/dejstvija-pri-nedostache/

Как оформить списание недостачи при инвентаризации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here